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仕事が忙しくてつらいときに考えておきたい5つのこと

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お疲れ様です。しどまです。

 

先日は、真逆の記事を書きました。

shidoma.hateblo.jp

 

暇な時間も忙しい時間も、どちらも自分の成長のためには必要ですが、実態はなかなか暇を作れないものではないでしょうか?そういった意味では、忙しい時ほど自分の頭は何を考えるために使い、何を考えずに済ますのかを整理しておくべきかもしれません。

 

 

1.まず10分、フラットになってみる

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忙しい時は目の前のことで頭がいっぱいで、どうしても視野が狭くなりがちです。目の前のことを進めるためには、効率的かもしれませんが、急がば回れとも言いますから、もっと良いやり方を探すために一度立ち止まってみましょう。

 

目を閉じて、深呼吸をする。緑を見ながら、コーヒーを飲む。この時、「こうしている時間がもったいない!」と悲観的になってはいけません。また、「あーこのまま辞めてしまってもいいや」と楽観的になってもいけません。

 

まずはフラットになってから、この後に最善の方法を考えていきましょう。

 

 

2.自分は人の役に立つ素晴らしい人材だと自覚する

忙しすぎて気持ちが荒んではいませんか?「あいつの仕事は雑でなってない!」とか「最近のゆとりは!」、「あんな頭の悪いやつの指示なんて!」と嫌いな人の文句ばかり考えていたら要注意です。

 

そもそも社会性のある生物が集団を作るときには、「2-6-2の法則」によって、集団の2割は生産的で優秀である、6割は平均的である、2割は非生産的で消極的である、という性質があります。(私たち人間も!)

 

あなたが忙しいということは、それだけ頼りがいがあるということ。周囲の役に立っている素晴らしい人材であるという証拠です。あなたが生産的で優秀な2割に属している可能性は高いです。

 

 

3.なぜ、忙しいか?自分に足りないものがないか調べる

 

あなたは素晴らしい人材なのですが、奢ってはいけません。完璧に完成された人などは存在しませんから、まだ何か改善できる点があるはずです。もしかしたら、この忙しさも改善できる点へのアプローチで解消するかもしれません。

 

例えば、仕事を引き受けすぎてはいませんか?

依頼されたときには「あぁこれなら2日で出来るな」と引き受けたのはいいが、要求に変更が入り5日ほど掛かるような作業に膨れてしまうこともあります。

要求変更分の作業時間は見積もり出来ていたのでしょうか?

 

または、依頼主が無意識に誤った情報を言っているかもしれません。依頼主の知識量や性格を考慮して、本当に聞いた通りの要求であるか、自ら裏取りをしていますでしょうか?

 

自分の担当分野についての知識を深めることも重要ですが、上記のような他人の行動によって、自分への影響がある事柄を見抜く能力も必要です。こういった能力を持つ人は少ないのではないかと思います。

 

これは私も苦手で、関係者が多くなればなるほど、ひとりひとりとの対話の時間が減り、嘘を言っている人が誰なのかわからなくなります。4人中、3人は正しいことを言っていて、1人が嘘を言っているとき、どれだけ裏取りをすれば正しい判断が出来るのでしょうか。全ての証言について、裏取りする時間など到底ありません。

 

私は、それぞれとの雑談やメールのやり取り、電話への対応の仕方や表情から、相手がどんな性格なのかを観察するようにしています。場の空気に流されてイエスと言ってしまう人なのか、自分の誤りを認めたくない人なのか、責任を負いたくないために明言を避ける人なのか・・・、じっくりと相手を観察することです。

 

但し、彼等を「性格の悪い人」「嫌な人」と思ってはいけません。それぞれの今までの成長や、契約的な「背景」があり、このような行動を起こしているのです。

 

もし、あなたの目的の達成を阻害するようであれば、純粋にこれらの「背景」を除外することを検討するべきです。例えば、会議の後に1対1で率直な意見を聞き出す、責任の範囲を明示し先方への不利益は発生しないことを伝え、知識を聞き出す、といった工夫をしてみましょう。

 

 

4.自分より適任がいないか観察する

 

残念ですが、あなたの不得意な作業を受けてしまった可能性もあります。周囲により適任な方がいれば、担当を変更して貰えないか交渉してみてはいかがでしょうか。

 

企業としては、より効率的に、かつ、正確に実行してくれるのであれば、担当の変更を受け入れるべきです。上位者が担当者のスキルセットを把握していない場合もあります。

 

その場合には、自分より適任者が担当した方が、どれくらい工期が減り、品質が上がり、お客様の満足度を得られるのか、上位者へ具体的に示してあげましょう。

 

ただし、今後の成長のため、あえて今は引き受けるという選択も非常に重要です。

 

 

5.やらないことリストをつくる

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時間は有限であり、かつ、増えることはありません。消費することしか出来ない特殊なリソースです。この限られた時間の中で出来ることは決まっており、全ては出来ないのですから、自分は何をするか「選択」する必要があります。

 

注意すべきは「やることリスト」を作ってしまうと、足し算の連続で作業量が無限に増えてしまう、ということです。一方、「やらないことリスト」はリストが増えていくと作業量が減っていきます、また、今までやっていた無駄な作業が可視化されます。

 

「この作業は無駄じゃないですか?」「誰かが調べた結果を共有してくれませんか?」と言って、全体最適化を図ることでチーム全体の生産性も向上します。

 

その際には、「重要度」と「緊急度」で判断します。重要かつ緊急なものは避けられないでしょう。そして、重要でもなく、緊急でもないことは辞めてしまって結構です。

 

重要だけど、緊急ではないものは、上位者を巻き込んで計画を見直したり、毎日30分だけ必ず取り組む、といった無理のない方法で最高の成果となるよう努力しましょう。

 

重要ではないけど、緊急なものは、他の誰かに任せてしまっても良いでしょう。品質について関心がないのであれば、関心のある人へ渡した方が安全かもしれません。

 

もし、本心では全てのタスクが重要でない、と思っているのであれば、今の仕事は本当に辞めるべきことなのかもしれません。やらないことリストに追加しましょう。

 

 

 

まとめ:限られた時間はあなたにとって重要(好き)な仕事に使うのが最も生産的です。好きなことなら忙しくても「つらくはない」はずです。

 

いかがでしたでしょうか?

忙しすぎて体調を崩してしまったり、心を病んでしまっては元も子もありません。あなたへのダメージだけではなく、家族や友人へ心配をかけてしまうことも改めて自覚しておきましょう。

 

以上!

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