仮想通貨とゆとりのひとり。

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「こんな会議は嫌だ」と思ったら確かめる5つの観点

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お疲れ様です。しどまです。

 

この打ち合わせ、世間話してるの?井戸端会議なの?

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仕事はひと同士のコミュニケーションによって成り立っています。打ち合わせや会議は重要なタスクです。しかし、無駄な会議はやはり多い。何も決まらず終わる会議。みんな知っていることをなぞるだけの会議。言いたい愚痴を言うだけの会議。

 

あー時間の無駄だ、と思いながらも集まらなければならなくて、仕事を中断したり、有給の都合が付けられなかったり、百害あって一利なしです。

 

何をすると非効率で、どう改善すべきか、考察してみます。

・目的が何かわからない

一番よくあるケースです。〇〇の件について打ち合わせしましょう、と言って集まり、言いだしっぺがおもむろに状況を説明し始める。「今月の作業では、ここを止めておいて検証するので、3時間ほど成果物が出るのが遅れます。」その話を最後まで聞いたところで、参加者は「ふーん、で?頑張ってね。」となります。

 

参加者にはミッションや役割を与えなければ、話を聞いてどう行動すればいいかわかりません。

 

例えば「本日集まって頂いたのは、成果物の遅延による対外への影響の有無について、ご確認頂くためです。各成果物の出力予定時刻をご連携しますので、OKかNGか、判断してください。」といった具合です。

 

・資料がない

議論が空中戦になります。よくあるのが以下の画像。

matome.naver.jp

口頭で説明したことを参加者各自の頭の中で解釈すると、想像が食い違ってしまい、結果的に望んだものが得られないということです。

 

もっと簡単な例では、「四角の上に丸がある。」という言葉。みなさんはどうイメージしたでしょうか?図やグラフのない言葉だけの資料や、口頭でも会話では、少なからずこういった認識祖語が発生してしまいます。

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・参加者が多すぎる

リスクヘッジとして複数の担当者を当てることはよくあります。しかし、結果的には参加者に主体性がなくなり、誰かが発言するだろう、待っていれば終わるだろう、といった意識になりがちです。

 

また、意見がある人が発言すれば、後に続く人は同じ意見です。ということで発言せずとも良い状況になってしまいます。参加者は必要最低限に絞る必要があります。

 

・参加者の関係性が悪い

複数の立場の人間が集まるとそれぞれ保身のために、発言を避けることもあります。誰か言いだした人が、作業をやる空気になったり、責任を押し付け合ったり、いい大人がみっともないです。・・・とは思いますが、責任ある立場の人こそこういった行動をとりがち。

 

議論を進めることが目的の会議の場で、互いに足を引っ張り合うことがよくあります。何かを決定するための会議には、責任者のみを出席させたり、ディスカッションであれば、あえて立場の低い担当者のみを出席させたり、参加者を選択する必要がありますね。

 

ファシリテーター(司会)がいない

会議の進行をする役割がいないと、誰が発言すべきか、どういった観点で考えるべきか、参加者各自が別のことを考えてしまい、意見がまとまりません。参加者全員の意見を、紙に書いてから提出させたり、議題について制限時間を設けたり、効率的に議論を進める工夫をしましょう。

 

 

おわりに

多人数が集まる会議、それだけ多くの費用が掛かっています。無駄な会議は、最も大きなロスコストと言っても過言ではないでしょう。明日から自分がファシリテーターを買って出て、無駄な会議を撲滅しましょう。

 

以上!

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